4 pistes pour relancer votre activité grâce au télésecrétariat

La énième vague de COVID-19 attendue pour la rentrée 2021 n’a pas eu lieu, et nombreux sont les professionnels qui envisagent de réinvestir dans leur business. Reste que le contexte économique et social a changé. Il convient donc de remettre à plat ses processus de fonctionnement, et d’accepter les changements pour repartir du bon pied. Le télésecrétariat fait partie des solutions efficaces pour relancer une activité. Il dégage du temps pour “sortir le nez du guidon”, et améliore la réputation de votre entreprise. Petite explication en 4 points.

Une permanence téléphonique pour dégager du temps de réflexion

Si vous songez à relancer votre activité après une période de ralentissement, vous allez avoir besoin de temps. Ce temps doit vous permettre de réfléchir aux atouts et aux faiblesses de votre organisation, afin de l’améliorer. C’est aussi l’occasion de repenser vos modes de fonctionnement au vu d’un nouveau contexte socio-économique. Vous devez pouvoir dégager un plan d’action solide, avant de le présenter à vos équipes opérationnelles.

Votre tâche principale consiste donc, dans un premier temps, à vous libérer des contingences du quotidien. Impossible de réfléchir à une stratégie de relance viable si votre téléphone ne cesse de sonner. Le premier atout du télésecrétariat consiste donc à vous délester de la gestion de vos appels entrants pour vous concentrer sur l’important.

Vous ne risquez pas, pour autant, de perdre vos clients ou prospects. Les professionnels du télésecrétariat assurent la prise de messages. Ils vous envoient par SMS ou par mail le récapitulatif des appels reçus. Ces résumés peuvent par ailleurs être organisés par degré d’importance, selon une classification que vous aurez détaillée en amont.

Prioriser votre cœur de métier avec un secrétariat téléphonique à distance

Peut-être vous êtes-vous dit jusqu’ici que l’embauche d’une secrétaire représentait un coût trop important, ne serait-ce qu’en termes de charges salariales. Vous avez dès lors choisi de gérer les appels entrants en interne, ce qui coûte effectivement bien moins cher. Votre volonté de relancer votre entreprise doit cependant vous amener à vous interroger :

• Votre équipe passe-t-elle trop de temps à gérer des appels ?
• Est-elle qualifiée pour le faire ?
• Certains de vos interlocuteurs restent-ils sans réponse, du fait de temps d’attente trop longs ?
• Avez-vous pris du retard dans vos plannings ?
• Avez-vous l’impression de vous éloigner de votre métier, tant vous passez de temps accroché à votre smartphone ?

Si vous avez répondu “oui” à une ou plusieurs de ces questions, c’est que le télésecrétariat répond à vos problématiques d’entrepreneur. Les formules d’externalisation de l’accueil téléphonique sont en général bien moins chères que l’embauche d’un téléopérateur. Elles fonctionnent selon des grilles tarifaires fixes et sans surprise, pour un total calculé à la prestation consommée. Certains prestataires comme Thelem proposent en outre des coûts d’appels décroissants.

Le télésecrétariat pour rebooster la réputation de votre société

Si vous pensez relancer votre activité, vous allez sûrement être amenés à sonder l’opinion que vos collaborateurs, clients, fournisseurs et partenaires ont de votre entreprise. Leurs avis passés ne représentent pas forcément ceux d’aujourd’hui, tant la situation socio-économique évolue vite.

Vos collaborateurs ont-ils l’impression de courir après le temps ? Vos partenaires regrettent-ils que vous soyez si peu disponibles ? Vos clients hésitent-ils à vous recommander ? C’est le moment de se montrer agile. Le télésecrétariat fait gagner du temps à vos collaborateurs, ainsi qu’à la direction. Les équipes se concentrent sur leur cœur de métier. Elles retrouvent leur motivation au travail en se concentrant sur leurs missions principales.

Parallèlement, la réputation de la société s’améliore. Les prestataires de permanence téléphonique professionnels comme Thelem aident leurs entreprises clientes à gagner en crédibilité. Nos téléopérateurs officient effectivement depuis un plateau d’appels français, entièrement insonorisé. Ils et elles sont tous formés aux problématiques et au vocabulaire technique des entreprises pour lesquelles ils travaillent. Ils sont aussi briefés aux formules de politesse qui vous conviennent, et ne laissent jamais un appel sans réponse. De quoi vous assurer un accueil téléphonique à la hauteur du service client que vous souhaitez.

Rester flexible pour une relance d’activité réussie

Pour optimiser les performances d’une entreprise, ses dirigeants doivent rester à l’écoute de leur environnement et s’adapter en conséquence. Cette souplesse demande de gros efforts d’adaptation aux équipes. L’adoption d’une formule de télésecrétariat permet de les décharger du poids que peut représenter cet impératif d’agilité.

Opter pour un prestataire de gestion des appels téléphoniques, c’est d’abord choisir les périodes sur lesquelles vous souhaitez être épaulés. Bien sûr, vous pouvez vous offrir une permanence téléphonique à temps plein. Vous pouvez aussi décider d’internaliser le standard téléphonique sur les périodes où le téléphone sonne peu, et l’externaliser pour les moments de débordement des appels entrants. Vous avez prévu une campagne publicitaire et attendez beaucoup d’appels ? C’est le moment de prévoir une prestation de standard téléphonique.

Adopter une formule de télésecrétariat, c’est aussi vous rendre disponible pour vos prospects et clients à des moments où votre équipe ne l’est pas. Chez Thelem, nos télésecrétaires reçoivent les appels de vos interlocuteurs du lundi au vendredi, de 8h à 20h, et le samedi matin de 8h à midi. Nos professionnels sont même briefés quant aux appels entrants qu’il faut à tout prix vous transmettre, histoire de ne jamais louper d’opportunité.

Notez, d’ailleurs, qu’au-delà de ces horaires, vos clients ont toujours une solution de secours. Il peut s’agir de vous envoyer un email, de vous contacter à un autre horaire ou de laisser un message. Le contact est ainsi maintenu avec tous les prospects et clients. Pour aller plus loin, consultez notre liste des points clés à vérifier avant de choisir un télésecrétariat.