Télésecrétariat

Thelem, référence du télésecrétariat en France depuis 35 ans

Le télésecrétariat regroupe l’ensemble des activités qui consistent à assurer un secrétariat téléphonique à distance.

Chez Thelem, nous proposons un service de télésecrétariat téléphonique, doublé de prestations comme la prise de rendez-vous sur agenda en ligne ou la hotline. Ce type de prestations s’adresse à tous les professionnels, de l’indépendant au grand groupe.

En France, les services de télésecrétariat à distance relèvent soit de secrétaires indépendantes soit de call centers. La première solution est généralement qualitative, mais aussi onéreuse. La deuxième fait planer le risque d’un service de secrétariat standardisé, sans adaptation aux besoins du client.

Chez Thelem, nous avons l’ambition de rassembler les avantages de ces deux formules. Notre équipe de télésecrétaires lyonnaises opère depuis des plateaux insonorisés. Elle prend en charge les appels de nos clients depuis 35 ans. Chaque prestation de secrétariat téléphonique est personnalisée, adaptée au secteur et aux préférences du client.

Un service de télésecrétariat à portée de main

Télésecrétariat à distance : la solution pour gagner du temps

Quels sont les avantages du télésecrétariat externalisé ? La plupart des structures qui font appel à Thelem pour son service de permanence téléphonique cherchent à se délester de la prise en charge des appels entrants. Cette solution vous permet de vous consacrer à votre cœur de métier, sans interruption.

C’est aussi un moyen pratique de rester disponible hors des horaires d’ouverture. Nos secrétaires travaillent de 8h à 20h en semaine, et de 8h à midi le samedi. Elles peuvent aussi se charger du secrétariat téléphonique à distance de 7h à 21h, si vous le souhaitez. Nous proposons également un service de hotline, si vous avez besoin d’un accueil téléphonique 24h/7j.

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En savoir plus sur Thelem

Un service de permanence téléphonique personnalisé

Pour assurer un service client ou patient de qualité, il reste indispensable d’opter pour une formule de télésecrétariat sur-mesure. Beaucoup de call centers proposent des solutions d’accueil téléphonique standards à la totalité de leur clientèle. Chez Thelem, les télésecrétaires ont connaissance de l’organisation interne de chaque structure, et du vocabulaire de chaque professionnel. Elles gèrent souvent différents secteurs géographiques d’une même organisation, et orientent dans ce cas les appelants vers l’interlocuteur adéquat.

Notre équipe de télésecrétaires s’organisent en deux pôles : l’équipe médicale et l’équipe entreprise. L’équipe de télésecrétariat médical répond aux besoins des hôpitaux, des maisons médicales, des laboratoires, des cabinets privés ou encore des professionnels de santé indépendants. Thelem assure également les appels entrants d’entreprises TPE ou PME, d’organisation immobilières, ou de cabinets juridiques tels que ceux des avocats, huissiers ou notaires.

Nos téléopératrices modulent leurs prestations de secrétariat à distance selon vos besoins :

accueil des appels permanent ou ponctuel ;
transfert d’appels activable et désactivable au besoin ;
filtre des appels selon vos consignes ;
répondeur téléphonique personnalisé ;
prise de messages et comptes-rendus selon vos préférences : SMS, email ;
gestion de votre agenda de rendez-vous ;
connexion éventuelle à votre outil informatique et / ou à votre extranet ;
service après-vente de premier niveau et ticketing selon criticité.

Vous accédez à l’ensemble de ces services sans changer de numéro de téléphone. Thelem met en place le renvoi de vos appels entrants depuis votre ligne vers un numéro Thelem qui vous est dédié. Celui-ci nous permet d’identifier les appels qui vous sont destinés avant le décroché.

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Découvrez nos offres sur-mesure

Un télésecrétariat externalisé pour une relation clients / patients qualitative

Chez Thelem, nous mettons un point d’honneur à traiter les appels entrants avec empathie et humanité. Nos télésecrétaires ont 9 ans d’ancienneté en moyenne, ce qui reste rare sur le marché des call centers. Elles profitent par ailleurs de l’expérience d’une entreprise qui opère dans l’accueil téléphonique externalisé depuis 1985.

Nous auditons régulièrement leur travail en procédant à des évaluations aléatoires des appels réalisés. Notre service de télésecrétariat s’organise en outre autour d’un système managérial pensé pour assurer l’efficacité de l’équipe.

Pour garantir la qualité de l’accueil téléphonique que nous vous proposons, nos téléopératrices travaillent également depuis des bureaux insonorisés. Elles se soumettent contractuellement à plusieurs engagements qui assurent la confidentialité de leurs échanges. Nos services de secrétariat à distance respectent par ailleurs tous les principes du Règlement Général européen pour la Protection des Données Personnelles (RGPD).

Dernier point important pour votre relation client : nos équipes de télésecrétaires prennent soin de ne jamais mettre un appelant en attente. Chaque appel décroché est un appel pris en charge directement. Nous pouvons proposer ce service grâce à une organisation mutualisée de la prise en charge des appels. Nous offrons ainsi un décroché plus rapide qu’une secrétaire qui travaille seule. Nos prestations sont toujours disponibles : l’absence d’une des secrétaires dédiées à votre entreprise ne vous prive pas de votre télésecrétariat.

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Service de télésecrétariat et permanence téléphonique pour tous

Le secrétariat externalisé, c’est fait pour moi ?

Thelem opère sur les créneaux horaires qui vous conviennent : ponctuellement, du lundi au samedi, ou sous forme d’astreinte téléphonique 24h/7j. Nous pouvons accueillir vos appels entrants en français ou en anglais, pour répondre aux besoins de vos usagers à l’étranger.

Nous couvrons en outre les besoins de nombreuses structures locales en France, que vous ayez besoin d’un télésecrétariat régional :

… ou d’une permanence téléphonique sur votre ville :

Combien coûte un service d’accueil téléphonique externalisé sur-mesure ?

Sur le marché de l’accueil téléphonique externalisé, les prix varient énormément selon les prestataires. Chez Thelem, nous proposons un tarif de base de 28€/mois, qui couvre votre accueil téléphonique de 8h à 20h du lundi au vendredi et le samedi matin. Vous pouvez aussi opter pour une formule de prise en charge des appels de 7h à 21h, pour seulement 15€ de plus par mois.

Ce forfait dépend d’un contrat sans engagement, résiliable sans préavis. S’y ajoute le prix des appels décrochés, pour lequel vous ne payez que ce que vous consommez, selon une grille tarifaire transparente. À ces prestations s’ajoutent différentes options personnalisables comme la prise de rendez-vous sur votre agenda, la messagerie vocale avec envoi des messages audios par mail ou le rappel de vos correspondants.

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