Secrétariat téléphonique pour syndics de copro
En tant que syndic de copropriété, votre quotidien croule sous les tâches administratives, juridiques et techniques de vos copropriétaires ? L’afflux de questions, le contact permanent avec les prestataires et l’urgence de certaines interventions écartent vos équipes de leurs cœurs de métier ? Pour que chacun de vos collaborateurs puisse se concentrer sur ses missions principales, le secrétariat téléphonique externalisé représente une solution efficace et peu onéreuse.
Réussir votre relation client téléphonique
Les appels téléphoniques n’arrêtent pas souvent chez les syndics de copropriété. Le volume élevé d’appels reçu concerne tant de l’information que des urgences, des réclamations ou des questions administratives. Les équipes internes se voient parfois dépassées par le volume d’appels entrants, qui sature leur planning et les éloignent de leurs missions.
Un standard téléphonique externalisé dédié à votre syndic de copropriété prend en charge tout ou partie de vos appels. Sur vos horaires de bureau, de 7h à 21h et/ou le samedi matin, ce service prend le relais de vos collaborateurs, pour assurer une gestion professionnelle des appels. Nos télésecrétaires, formées aux spécificités de votre organisation, de vos prestations et de votre métier filtrent les appels selon vos consignes. Elles assurent une prise en charge rapide et efficace des demandes, et redistribue les appels en interne, selon votre organigramme.
De cette prestation découle en général une amélioration de la satisfaction des copropriétaires. Vous montrez disponibles et réactifs renforce leur confiance envers votre syndic. C’est d’autant plus vrai si vous vous adaptez aux flux d’appels. Chez Thelem, nous prenons en charge vos appels en continu, ou ponctuellement en cas de pic d’activité. Nous pouvons aussi vous proposer une astreinte téléphonique 24/7 en cas d’urgence ou de crise. Un seul objectif : vous montrer disponible, pour maintenir la satisfaction des copropriétaires.
Professionnaliser votre accueil téléphonique à moindre coût
Quand le secrétariat téléphonique est saturé, sa prise en charge retombe en général sur les équipes internes dont l’accueil téléphonique n’est pas le métier. Celles-ci manquent de temps et de compétences pour satisfaire les requêtes. Elles s’écartent de tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la gestion des comptes ou la coordination des prestataires.
Externaliser la gestion des appels, c’est laisser vos collaborateurs se concentrer sur leurs missions. Les interruptions sont moins fréquentes dans le quotidien de vos gestionnaires de copropriété, si bien que votre productivité globale s’améliore.
Parallèlement, vous offrez à vos appelants les services de téléopératrices professionnelles, qui travaillent avec un équipement spécialisé. Nos secrétaires reçoivent vos appels depuis un plateau lyonnais entièrement insonorisé. Elles sont formées à prendre vos appels avec bienveillance et courtoisie. Elles veillent aussi à laisser patienter l’interlocuteur le moins longtemps possible, et à ne jamais le mettre en attente.
L’ensemble de ces services est disponible à un tarif de départ de 28€/mois, auquel s’ajoute le coût des appels, lequel est dégressif. Cette formule, bien moins onéreuse qu’une embauche, relève par ailleurs d’un contrat sans engagement.
