Comment augmenter votre productivité grâce au télésecrétariat ?
La productivité au travail dépend de facteurs multiples, parmi lesquels trônent la gestion du temps et la priorisation des tâches. Au-delà de l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle, la répartition efficace du temps entre les missions stratégiques et les activités chronophages impactent durablement vos performances.
Le télésecrétariat permet d’augmenter votre productivité, en vous soulageant de la gestion des appels téléphoniques et de la prise de rendez-vous. Les atouts de l’externalisation de votre standard téléphonique ne s’arrêtent cependant pas là.
Augmenter votre productivité en vous déchargeant des activités moins stratégiques
Externaliser la gestion des appels téléphoniques vous permet, ou permet à vos employés de se dédier à 100% aux missions stratégiques. Fini les interruptions continues, vous vous concentrez enfin sur les tâches importantes. Plus de rendez-vous client entrecoupés, plus de rédaction de textes gênée par les coupures permanentes.
Cette liberté retrouvée s’accompagne par ailleurs d’un service téléphonique qualitatif. Loin d’être laissée pour compte, votre clientèle profite de l’expérience de téléopératrices formées à vos méthodes. Chez Thelem, par exemple, nos télésecrétaires affichent une ancienneté moyenne de 9 ans. Nous les formons à la spécificité de votre métier, à l’organigramme de votre structure et au vocabulaire propre à vos prestations.
Autre point fort du télésecrétariat pour booster votre productivité : les téléopératrices filtre les appels selon vos règles. Elles vous transfèrent les appels que vous définissez comme urgents, et prennent les messages pour les autres. Selon votre classification, elles identifient les différents interlocuteurs, et vous font un rapport détaillé des échanges par SMS ou email, selon votre préférence.
Enfin, le télésecrétariat affiche un avantage non négligeable : il permet de faire des pauses. Les auto-entrepreneurs et les équipes qui visent de hauts taux de productivité expérimentent souvent un déséquilibre entre vie professionnelle et personnelle. C’est notamment le cas quand une partie de la clientèle vit sur d’autres fuseaux horaires, ou vous contacte en soirée.
Dans ces deux cas, le télésecrétariat peut également vous soulager. Vous pouvez opter pour un télésecrétariat bilingue, capable d’absorber les appels entrants en anglais, ou pour un accueil téléphonique aux horaires plus larges.
La flexibilité du secrétariat téléphonique externalisé au service des fluctuations d’activité
Augmenter sa productivité à moindre coût, c’est aussi savoir s’adapter aux variations de votre charge de travail sans nécessairement embaucher. Un service de télésecrétariat vous permet d’externaliser l’accueil des appels entrants, sans pour autant recruter une secrétaire. Vous vous déchargez ainsi des frais d’embauche, d’achat de matériel et de mobilier.
Choisir une solution de permanence téléphonique comme celle de Thelem vous fait ainsi réaliser de vraies économies.
Autre avantage lié à la souplesse du télésecrétariat : vous en profitez quand nécessaire. Vous pouvez effectivement opter pour différentes formules de télésecrétariat :
- Les hotlines vous permettent de rester joignables 24h/7j.
- La permanence téléphonique prend en charge vos appels sur les jours ouvrés. Chez Thelem, nos télésecrétaires travaillent ainsi de 8h à 20h du lundi au vendredi, mais aussi le samedi matin. Elles peuvent aussi prendre en charge vos appels dès 7h, et finir à 21h.
- Certains services de télésecrétariat s’utilisent à la demande, selon vos besoins ponctuels. Avec Thelem, vous pouvez ainsi activer votre accueil téléphonique en entrant juste un code sur votre téléphone, quand nécessaire. Cette formule vous fait gagner en souplesse sur les périodes de rush et de débordements des appels.
Notez que certaines formules de télésecrétariat prennent également en charge le service client. Chez Thelem, nos téléopératrices assurent ainsi un service client de niveau 1. Cette prestation garantit une réponse rapide à de nombreux appels entrants. Elle joue donc sur la satisfaction client, et contribue à améliorer la réputation de votre structure.
Se décharger de la gestion des rendez-vous
La plupart des services de télésecrétariat proposent également de gérer vos agendas. Dans ce cas, les télésecrétariats vous soulagent de la gestion de la prise de rendez-vous. Le prestataire agit directement sur vos agendas en ligne et ajoute des rendez-vous sur vos créneaux disponibles.
Cette prestation vous permet d’augmenter votre productivité en vous épargnant une tâche chronophage. La gestion d’agenda proposée par Thelem centralise au même endroit les rendez-vous pris par nos secrétaires et ceux que vous prenez vous-même. Quels que soient les canaux utilisés par vous ou vos équipes, tous les rendez-vous s’enregistrent sur la même plateforme. Notre solution de gestion des rendez-vous synchronise votre agenda et ceux de vos collaborateurs en temps réel.
La gestion de la prise de rendez-vous inclut en outre, selon le prestataire de secrétariat, une série de services qui permettent d’adapter la solution à vos habitudes :
- catégorisation des rendez-vous,
- régulation des rendez-vous selon les priorités et leur caractère d’urgence,
- notification SMS ou email en cas de nouveau rendez-vous, de confirmation, d’annulation,
- notification de rappel de rendez-vous,
- accès multi-supports : ordinateur, smartphone ou tablette.
En ce sens, un service de télésecrétariat améliore vos performances en réduisant les facteurs d’erreurs ou d’oubli des rendez-vous. Le phénomène de double rendez-vous ne vous concerne plus.
Si vous souhaitez augmenter votre productivité avec le télésecrétariat, contactez les équipes Thelem.