Découvrez les avantages du télésecrétariat juridique externalisé
La gestion administrative d’un cabinet d’avocats, ou plus globalement d’un cabinet juridique est une mission chronophage. Le traitement des appels entrants peut consommer un temps considérable, et éloigner les professionnels du droit de leurs dossiers importants. Passer par un service de télésecrétariat juridique externalisé permet de déléguer cette tâche à des professionnels. Cette solution facile à mettre en place s’avère bien plus rentable que l’embauche d’un ou d’une secrétaire spécialisée.
Le télésecrétariat juridique externalisé, comment ça marche ?
L’une des principales difficultés que rencontrent les avocats dans leur quotidien consiste à gérer son temps dans l’urgence. Externaliser le secrétariat des professions libérales revient à déléguer tout ou partie des activités suivantes, pour gagner en sérénité :
- gestion de la prise de rendez-vous et de l’agenda ;
- réception à distance des appels entrants ;
- transmission des demandes par messages ou appels, selon l’urgence, avec notifications automatiques en temps réel ;
- gestion des appels bilingues ;
- paramétrage de la messagerie vocale.
Passer par un service de télésecrétariat juridique à distance aide les cabinets d’avocats, de juristes, de notaires ou d’huissiers à se recentrer sur leur cœur de métier. En passant par un prestataire externe spécialisé pour assurer la gestion des appels et de l’agenda, les juristes se débarrassent des tâches chronophages. Ils retrouvent du temps pour se dédier pleinement à l’étude des dossiers, aux procédures en cours et à la rencontre des clients.
Quels sont les avantages d’un service de télésecrétariat juridique externalisé ?
Externaliser l’accueil téléphonique externalisé d’un cabinet juridique permet de déléguer les missions énergivores et peu épanouissantes. Cette démarche recoupe en outre un certain nombre de bénéfices supplémentaires.
Un télésecrétariat juridique externalisé pour des dépenses rationalisées
Que vous exerciez dans un cabinet d’affaires d’envergure ou que vous soyez à la tête de votre propre cabinet, externaliser votre télésecrétariat revient moins cher que d’embaucher.
Il existe deux solutions pour externaliser votre accueil téléphonique et la gestion de votre agenda. Vous pouvez payer une secrétaire spécialisée, ou passer par un centre d’appels. Dans tous les cas, cette externalisation représente un budget moins lourd que l’embauche d’un ou d’une téléopératrice.
En début de carrière, une secrétaire juridique reçoit un salaire moyen de 1800€ brut. À cette somme s’ajoutent par ailleurs les frais dûs à l’achat de matériel informatique et téléphonique. Il faut aussi prévoir un espace physique réservé à ses activités. En passant par un professionnel du télésecrétariat juridique, vous réduisez ces dépenses à un abonnement mensuel fixe, sans mobiliser vos locaux.
Une solution experte pour un accueil client personnalisé
Contrairement à une croyance répandue, externaliser votre télésecrétariat juridique ne revient pas à confier votre clientèle à un téléopérateur lambda. Les missions d’un ou d’une télésecrétaire juridique externalisée sont stratégiques pour vos dossiers en cours. Un des avantages, chez Thelem, réside dans la capacité de nos télésecrétaires à comprendre le vocabulaire spécifique à votre métier et à évaluer les urgences selon vos directives.
Nos télésecrétaires juridiques maîtrisent l’accueil téléphonique pour répondre efficacement à vos clients. Elles savent aussi reconnaître les appels urgents. Vous pouvez d’ailleurs créer des catégories thématiques d’appels. Elles classent ainsi les appels à vous transmettre et ceux pour lesquels prendre un message suffit.
Externaliser votre accueil téléphonique juridique vous permet donc de vous décharger de la gestion des appels entrants rapidement, sans avoir à former un nouvel arrivant ou un stagiaire. Nos télésecrétaires sont par ailleurs sensibilisés au secret professionnel et savent faire preuve de discrétion.
Un télésecrétariat juridique externalisé pour plus de souplesse
Recourir à une télésecrétaire indépendante peut représenter des frais conséquents, même si elle travaille à la prestation. Passer par un centre d’appels comme Thelem vous offre une agilité que ne proposent ni les auto-entrepreneurs du secrétariat juridique, ni les intérimaires :
- Performance économique : vous ne payez que les prestations choisies.
- Agilité : vous pouvez actionner ou mettre en pause notre service de secrétariat juridique quand vous le souhaitez, d’un simple code entré sur votre téléphone.
- Disponibilité : nos services de télésecrétariat juridique opèrent de 8h à 20h en semaine et le samedi matin. Vous pouvez aussi opter pour une hotline de gestion des urgences juridiques pour que les secrétaires prennent en charge les appels entrants en permanence, 24/24h.
- Confidentialité : nos télésecrétaires sont tenues au respect du secret professionnel par leur contrat de travail.
- Pas d’embauche, donc pas de gestion des ressources humaines ni de modification de votre masse salariale.
- Installation rapide du service de secrétariat juridique.
- Bilinguisme : nos télésecrétaires juridiques prennent en charge votre clientèle anglophone.
- Pas d’absence pour une continuité garantie de votre télésecrétariat.
- Sans engagement, sans préavis.
La spécificité de Thelem, en plus de rassembler tous les avantages ci-dessus, consiste à avoir ses bureaux en France. Notre plateau de gestion des appels se situe en effet à Lyon. Toutes nos télésecrétaires profitent de locaux insonorisés, et d’installations d’isolation phonique qui garantissent la confidentialité de nos prestations de télésecrétariat juridique.
FAQ
Combien coûte une prestation de télésecrétariat juridique ?
Une télésecrétaire juridique auto-entrepreneuse facture en général à la tâche. Selon la mission, les tarifs varient ainsi entre 40 et 80€ de l’heure. Si vous passez par un centre d’appels comme Thelem, vous bénéficiez d’un tarif avantageux pour votre service de secrétariat juridique externalisé. Nos tarifs comprennent en outre une large gamme de prestations optionnelles. Parmi celles-ci, la possibilité de vous faire envoyer des audios des messages vocaux laissés par vos clients.
Quel délai pour enclencher le service de secrétariat juridique à distance ?
Un télésecrétariat juridique externalisé comme celui de Thelem peut être mobilisé ponctuellement pour absorber un débordement d’appels, ou fonctionner en permanence. Vous pouvez aussi mobiliser nos services à la carte, et faire varier les prestations dans le temps. Dans tous les cas, nos contrats sont sans engagement et sans préavis, pour une agilité garantie.
Pourquoi le télésecrétariat juridique est-il plus intéressant qu’une embauche ?
Externaliser votre télésecrétariat juridique représente une solution moins chère qu’une embauche, mais aussi beaucoup plus souple, et plus rapide à mettre en place. Il s’agit en outre d’un mode de télésecrétariat juridique plus expert qu’un stagiaire. Pas de risque d’absence non plus : les services sont garantis en permanence.