Comment gérer les absences dans une entreprise ? Nos conseils
Si vous cherchez comment gérer les absences de votre entreprise, vous avez peut-être déjà lu des conseils en ressources humaines. Vous avez probablement lu des théories sur la meilleure façon de prévenir les absences, sur leur analyse et leurs coûts.
Mais concrètement, comment faire pour gérer une vague d’absence, comme une épidémie par exemple ? Comment réagir quand deux collaborateurs manquent à l’appel du jour au lendemain ? Quelles solutions pour assurer la relation client ou patient, malgré cet imprévu ?
Quelques pistes efficaces à mettre en place rapidement !
Comment gérer les absences dans une entreprise en période de pic d’activité ?
Vous entrez dans une période particulièrement active et un ou plusieurs employés sont absents ? Les pics d’activités représentent des périodes de stress pour les équipes. Il arrive régulièrement que des collaborateurs tombent malades sur ces périodes. Pourtant, votre ligne téléphonique, elle, va recevoir autant d’appels que d’habitude !
Pour assurer votre disponibilité en cas d’absences imprévues de vos employés, plusieurs solutions existent :
- le télésecrétariat ponctuel et,
- l’astreinte téléphonique.
Restez joignables, même quand les équipes sont absentes
Quand on se demande comment gérer les absences, la première préoccupation est commerciale. Comment assurer la relation client quand une partie de l’équipe manque à l’appel ?
À cette question, plusieurs réponses, dont la première : le standard téléphonique externalisé. Certains centres d’appels proposent des offres ponctuelles. Chez Thelem, par exemple, vous pouvez souscrire à ce type de prestation et enclencher le service à distance, quand vous en avez besoin, depuis votre téléphone.
Vous devez assurer la gestion d’absences prévues, comme des congés, ou imprévues, comme des maladies ou des accidents ? Votre accueil téléphonique reste assuré. Nous gardons dans notre dossier toutes les informations nécessaires pour que nos télésecrétaires prennent le relais efficacement. Selon vos consignes, nous vous transférons certains appels, ou nous prenons vos rendez-vous. Nous vous communiquons aussi tous les détails des appels par email, instantanément.
Avec ce système, vous gardez la main sur votre accueil téléphonique, sans vous en préoccuper. Dès que la période d’absence de vos professionnels prend fin, vous désactivez le renvoi d’appel. Vous assurez ainsi la continuité de vos services, même en cas d’absence du personnel. Côté tarif, pas d’inquiétude : il n’y a pas d’abonnement. On ne vous facture que les périodes utilisées.
Absentéisme et congés maladie dans le cas des astreintes téléphoniques
Votre entreprise a un service client très actif, et les employés chargés de la permanence téléphonique sont absents ? Comment gérer les absences d’une entreprise où l’accueil téléphonique est central ? Certains prestataires proposent des services d’astreintes téléphoniques personnalisés.
En externalisant votre astreinte téléphonique, même pour un temps, vous restez joignable malgré les équipes absentes. Ce système garantit un service réactif à vos clients ou patients, peu importe les événements internes à l’établissement.
Vous devez assurer la gestion des absences de vos employés en astreinte téléphonique ? Un centre d’appels professionnel peut prendre le relais. Chez Thelem, par exemple, notre service de hotline 24h/24 7j/7 fonctionne en permanence, mais s’adapte aussi selon vos horaires et besoins. Nous suivons vos habitudes de gestion des appels et vos consignes de décroché.
Pour un prestataire qui prend le relais de vos équipes absentes de façon qualitative, pensez à opter pour un centre qui profite de locaux insonorisés. Chez Thelem, nos télésecrétaires travaillent depuis des locaux isolés acoustiquement, à Lyon.
Notez que Thelem est aussi en mesure de prendre en charge un service support de niveau 1 pour remplacer vos collaborateurs absents. Le tout via un contrat sans engagement, et sans préavis.
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