Télésecrétariat, permanence, hotline : quelles solutions choisir en tant que professionnel ?
Vous pensez à vous offrir un service de télésecrétariat, mais vous hésitez entre l’externalisation de votre secrétariat, la permanence téléphonique et la hotline ? Voici un comparatif des secrétariats téléphoniques classiques du marché pour vous aider à trouver la formule la plus adaptée à vos besoins.
Comparatif de secrétariats téléphoniques : quid du télésecrétariat ?
Le terme générique de « télésecrétariat » englobe toutes les prestations de secrétariat exercées à distance. Ces services peuvent dépendre d’une structure, comme un centre d’appels par exemple, ou de télésecrétaires à leurs comptes. Ils englobent une diversité d’activités, selon les prestataires. Il s’agit généralement de la gestion des appels entrants et de la prise de rendez-vous. Parfois, ces prestations comprennent aussi le service après-vente téléphonique avec la gestion des tickets, ou la gestion administrative de certains dossiers.
Avantages du télésecrétariat
Les professionnels qui recourent à l’externalisation du secrétariat le font pour soulager leurs plannings et se recentrer sur leur cœur de métier. Les avantages du télésecrétariat sont nombreux :
- Gain de temps : la plupart des prestataires prennent en charge votre secrétariat sur des heures de bureau classiques (8h-20h) pour simplifier votre quotidien.
- Professionnalisme : les télésecrétaires dont c’est le métier ont les compétences pour gérer votre secrétariat avec un sérieux qui nourrit votre réputation de professionnel.
- Disponibilité : les télésecrétaires vous rendent disponibles pour vos clients ou patients, quel que soit l’horaire.
Quand choisir un télésecrétariat ?
Opter pour un télésecrétariat s’impose si votre structure est dépassée par la gestion de son secrétariat, au point d’éloigner certains employés de leurs métiers. Le télésecrétariat convient également si vous cherchez une prestation professionnelle, sans investir un gros budget dans une embauche. C’est aussi une solution parfaite pour gérer les périodes de « crises » ponctuellement. De nombreux prestataires proposent des services de télésecrétariat mobilisables au besoin.
Pourquoi opter pour une permanence téléphonique ?
La permanence téléphonique est une prestation spécifique du télésecrétariat, dédiée à l’accueil téléphonique. Elle vous permet de déléguer tout ou partie de la gestion des appels entrants à un prestataire.
Avantages de la permanence téléphonique
- Joignabilité : vous restez disponible tout le temps pour répondre à vos clients, prospects, partenaires ou patients.
- Satisfaction client : la permanence téléphonique améliore la relation client en ne laissant aucun appelant sans réponse.
- Réputation : cette prestation vous démarque de la concurrence en vous rendant vraiment disponible.
- Flexibilité : la plupart des prestataires proposent des formules de standard téléphonique sur-mesure, adaptées à vos besoins réels.
- Économie : cette prestation existe sans engagement et à des coûts mensuels plus avantageux qu’une embauche.
Ce qui doit vous faire choisir la permanence téléphonique
Si vos collaborateurs gèrent des appels entrants alors que ce n’est pas leur métier et si ces appels les éloignent de leurs missions, la permanence téléphonique soulage vos équipes. De tout notre comparatif des secrétariats téléphoniques, cette formule reste celle qui sert le plus aux professionnels qui enregistrent des pics d’appels, et qui ont besoin de pouvoir mobiliser un standard téléphonique de façon ponctuelle.
Faut-il une hotline pour votre entreprise ?
La hotline se définit comme une ligne d’assistance joignable 24h/7j. Elle peut servir de ligne d’urgence, de help desk, de service client ou livraison.
Avantages des hotlines
- Joignabilité 24h/7j, même en dehors de vos heures d’ouverture
- Réactivité totale : vos appelants profitent d’une prise en charge rapide qui contribue à la satisfaction client.
- Budget attractif : l’astreinte téléphonique se révèle moins coûteuse qu’une gestion interne des appels d’urgence.
Quand souscrire à une formule de hotline ?
Optez pour la hotline si vous avez besoin d’un service d’urgence et d’une prise en charge 24h/7j de vos appels, d’un suivi d’intervention en base de données et/ou d’une prise en charge des tickets de traitement des réclamations clients.