Astreinte : tout savoir sur nos comptes-rendus d'intervention
L’émission de bons et de comptes-rendus d’intervention relève souvent de missions traitées en interne. Cette activité chronophage devient particulièrement lourde pour les équipes si elle s’applique 24h/24 et 7j/7, dans le cadre d’une astreinte téléphonique. Elle reste pourtant indispensable, tant d’un point de vue légal que pour assurer le suivi des déplacements de vos employés.
Conscients de ces besoins, nous avons développé chez Thelem un service d’astreinte téléphonique qui vous donne accès à une base de données en ligne. Vous y retrouvez le détail des interventions passées. Nous pouvons aussi vous communiquer ces rapports directement, selon la fréquence de votre choix. Notre prestation de hotline s’adapte à 100% à vos préférences.
Astreinte téléphonique : à quoi sert notre compte-rendu d’intervention ?
Un service d’astreinte téléphonique consiste à déléguer la prise en charge des appels 24h/24 7j/7. Cette démarche réclame de faire appel à un prestataire comme Thelem pour effectuer le suivi des interventions à votre place. Ce suivi donne lieu à l’émission d’un “rapport d’intervention”, c’est-à-dire d’un document émis à la clôture de la mission. Celui-ci en récapitule les éléments importants.
Dans de nombreux cas, ce suivi préoccupe l’entreprise délégante. Notre clientèle tient à s’assurer du service rendu aux utilisateurs. Les rapports d’intervention s’avèrent en outre particulièrement utiles pour fluidifier la facturation. Avoir une visibilité sur l’activité des équipes mobilisées s’impose aussi dans le cas de la protection des travailleurs isolés, ou PTI.
Chez Thelem, nous adaptons notre service de hotline à vos besoins, et notamment à vos obligations légales en matière de PTI. Nos télésecrétaires ne se chargent pas seulement de prendre l’appel, d’identifier le niveau d’urgence et d’émettre un ticket d’intervention. Elles assurent aussi le suivi de l’intervention.
Nos téléopératrices vérifient ainsi que l’agent est bien arrivé sur site après le déclenchement de l’intervention. Elles s’assurent également que ce même technicien a bien retrouvé son foyer une fois sa mission remplie. Briefées quant à aux modalités de rotation de vos agents, elles se conforment à la lettre à vos préférences et à votre convention collective en matière de suivi des intervenants.
Les rapports d’intervention ont donc une utilité légale. Ils se révèlent par exemple indispensables pour effectuer le suivi de services de santé vitaux, comme les respirateurs artificiels. C’est aussi ce qui explique que ces comptes-rendus s’imposent en cas de litige. Ils prouvent que l’intervention a eu lieu. Ils vous assurent ainsi de respecter vos engagements contractuels avec votre clientèle.
Quelles formes prend le rapport d’intervention Thelem ?
Un compte-rendu d’intervention vous permet de suivre le déroulé des services déclenchés dans le cadre de notre service de hotline. Pour rappel, le rapport d’intervention se définit comme un document écrit. Il se destine à enregistrer et communiquer les données essentielles sur une intervention. Ce rapport peut prendre différentes formes.
Comme l’implique l’article L3121-9 du Code de travail français, nous mesurerons le temps passé sur l’intervention. De façon systématique, nous enregistrons l’intervention dans notre base de données, selon son seuil de criticité. Nous partageons cette base de données avec vous : vous pouvez y accéder en ligne. À cet enregistrement de données s’ajoute un traçage informatique en temps réel, réalisé via notre progiciel.
Ce logiciel donne accès à l’historique de chaque appel et au déroulé des interventions, mais vous pouvez en personnaliser les éléments :
- bon d’intervention,
- coordonnées du demandeur,
- éventuelle identification de l’équipement concerné,
- agent(s) mobilisé(s),
- temps d’intervention,
- coût et durée de l’appel,
- enregistrement de la discussion téléphonique, si vous le souhaitez.
Vous recevez les comptes-rendus d’intervention qui en découlent par email, selon la fréquence de votre choix. Nous vous l’envoyons à chaque appel, quotidiennement, ou de façon hebdomadaire. Nous pouvons aussi simplement vous remettre ces rapports d’intervention si vous reprenez la ligne téléphonique.
Si notre client le souhaite, nous enregistrons les interventions dans sa base de données. Nous pouvons également y ajouter l’éventuel compte-rendu rédigé par son intervenant, qui reprend l’objet de l’intervention, les mesures prises et son bilan. Dans tous les cas, notre travail d’astreinte téléphonique et de suivi des interventions s’effectue dans le respect du Règlement Général européen pour la Protection des Données Personnelles, ou RGPD, et de la confidentialité des appels.
Des comptes-rendus pour gagner du temps
Vous vous intéressez aux services d’astreinte téléphonique pour vous éviter l’ouverture d’une hotline en interne ? Déléguer la permanence téléphonique a bien sûr pour avantage de libérer du temps à vos équipes. C’est aussi le cas, d’ailleurs, de la génération des comptes-rendus d’intervention.
L’émission des bons d’intervention et des rapports d’intervention représente généralement une activité chronophage pour un personnel qui n’a pas l’habitude. Il s’agit là d’une tâche administrative par excellence. Elle implique de renseigner un certain nombre de données précises pour assurer la traçabilité des interventions.
En passant par un prestataire comme Thelem, vous épargnez cette mission fastidieuse à vos équipes. Vous vous offrez en outre le professionnalisme d’un logiciel spécialisé dans le suivi des interventions. Vous accédez ainsi à des comptes-rendus d’intervention digitaux, qui garantissent une traçabilité bien plus fiable que les rapports papiers. Plus de problème de perte, de lisibilité ou d’informations manquantes.
Une relation clients améliorée avec les bons d’interventions Thelem
Nos comptes-rendus d’intervention ne servent pas que dans le cadre du suivi du personnel. Ils vous permettent aussi de récolter des données précieuses sur le temps passé à régler chaque type de problématique.
Ce “tracking” des heures travaillées par vos équipes vous aide à identifier des durées moyennes pour chaque catégorie d’intervention. Vous êtes ainsi en mesure d’annoncer à vos utilisateurs des plannings crédibles. Ces rapports vous aident en outre à paramétrer des devis fidèles aux ressources réellement mobilisées.
Thelem dispose d’une expérience de 35 ans dans la réception professionnelle des appels téléphoniques. Nos téléopératrices disposent d’une ancienneté moyenne de 9 ans et maîtrisent donc tous les rouages de la profession. Nous vous proposons des services d’astreinte téléphonique 24h/24 7j/7, mais aussi de permanence téléphonique sur les jours ouvrés ou de personnalisation de votre identité sonore.
