Congés : préparer votre absence en externalisant vos appels téléphoniques

Les congés sont des périodes tant attendues, mais parfois aussi redoutées, notamment pour les dirigeants d’entreprises. En effet, si vous fermez complètement votre entreprise pendant 2 à 3 semaines, notamment dans les périodes des fêtes de fin d’année ou pendant l’été, il vous faut maintenir un accueil téléphonique pour que vos clients puissent vous joindre. De même, vous avez peut-être une secrétaire en interne qui se charge de vos tâches administratives et de la gestion de vos appels téléphoniques. Son rôle est crucial. Mais cette personne sera également amenée à prendre des vacances. Son absence peut être difficile à gérer dans l’organisation de votre structure.

Vous êtes une petite structure et vous êtes le seul à pouvoir gérer vos appels ? Comme tout le monde, vous avez aussi besoin de congés pour décompresser. Partir en vacances, c’est parfois partir dans un pays où il y a un important décalage horaire. Si vous gardez votre ligne téléphonique ouverte, vous risquez d’entendre sonner votre téléphone à répétition au beau milieu de la nuit. Enfin, si la structure de votre entreprise vous le permet, vous avez peut-être plusieurs secrétaires. Cependant, il arrive que leurs périodes de congés se chevauchent et donc que certains jours, personne ne soit disponible pour répondre aux appels de vos clients.

Il est difficile de partir sereinement en vacances s’il on sait qu’on doit constamment surveiller son téléphone portable. C’est pourquoi, en faisant appel à un prestataire de secrétariat téléphonique externalisé, vous pourrez partir au bout du monde sans vous priver du repos que vous méritez.

Un solution sur-mesure adaptée à vos besoins

Vous ne partez qu’une semaine? Deux, trois, voire un mois ? Pas de soucis, Thelem vous permet de bénéficier de ses services de télésecrétariat externalisé de façon ponctuelle. Vous souscrivez alors à un abonnement sans engagement, ni préavis. Cet abonnement ne vous est facturé que les mois d’utilisation de nos services de permanence téléphonique.

Vos vacances ou celles de votre collaborateur n’étaient pas prévues ? Un arrêt maladie inattendu ? Ne vous inquiétez pas, Thelem vous permet de mettre en place très rapidement votre abonnement. Vous n’avez qu’à l’activer le jour que vous souhaitez.

Les solutions de Thelem sont à des prix très abordables et proposent des options flexibles. En effet, vous pouvez prendre des options additionnelles tels que l’envoi de SMS, le rappel de vos clients ou patients, un support de service client de niveau 1, la gestion d’un agenda, etc.

Thelem vous assure un service professionnel de qualité et efficace. Prenons le cas des professions médicales : certains praticiens préfèrent rediriger leur patient actuel vers le secrétariat d’un de leur confrère. Cela n’est pas réellement une solution optimale pour les patients. En optant pour la gestion des appels par un télésecrétariat externalisé, la ou les secrétaires en charge de votre ligne téléphonique seront briefés sur l’organisation de votre cabinet selon vos consignes. Cela permettra d’offrir un accueil professionnel et efficace à vos patients, sans perturber leurs habitudes.

La gestion de vos rendez-vous

Une fois que vous êtes partie en vacances, vous redoutez souvent le retour au travail. L’une des raisons principales est dûe au fait que vous avez peur de vous retrouver dans l’urgence avec des rendez-vous qui s’enchaînent dans une semaine désorganisée que vous n’aurez pas pu prévoir.

En prenant une secrétaire externalisée, cette dernière gérera votre agenda durant votre absence : prise de rendez-vous, déplacement ou annulation. Cela vous permet de rentrer sereinement avec aucun rendez-vous manqué. Pour cela, il vous suffit d’avertir avant votre départ des jours ou moments de la journée où vous ne pourrez prendre de rendez-vous. De plus, l’agenda vous sera partagé en temps réel sur une plateforme commune que vous pourrez consulter à tout moment, peu importe où que vous soyez. Ainsi, la veille de votre retour au travail, vous pourrez vous préparer aux premiers rendez-vous en consultant votre agenda. Un service de rappel de rendez-vous par mail et SMS 48h avant ces derniers permettra de réduire les rendez-vous non honorés !

Ne perdez plus aucun client grâce au télésecrétariat

Ne pas assurer de permanence téléphonique durant une période de vacances est risqué. En effet, vous pourriez perdre des clients qui avaient besoin d’une information. De plus, des appels téléphoniques manqués peuvent correspondre à des prospects manqués, donc des ventes en moins. C’est pourquoi, les solutions de télésecrétariat vous assurent de ne plus perdre aucun client ou patient.

Vos clients obtiendront toujours une réponse à leur appel téléphonique. De plus, le télésecrétaire pourra prendre des notes, avec les informations sur l’appelant (coordonnées et besoin). Cela vous permettra ainsi d’avoir des résumés en temps réel ou à votre retour et de pouvoir recontacter ces interlocuteurs.
Vous souhaitez également être averti des urgences ? Pas de soucis, votre télésecrétaire pourra vous envoyer des notifications par SMS pour être tenu au courant instantanément.

Pour conclure, en souscrivant à un abonnement de télésecrétariat téléphonique, vous vous offrez la possibilité de profiter de vos vacances sereinement pour décompresser et revenir plus productif à la rentrée. De plus, vos clients resteront fidèles et satisfaits puisqu’ils obtiendront toujours une réponse à leur appel. Enfin, vous n’aurez pas le stress de revenir travailler dans l’urgence, votre agenda sera à jour !

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