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Gagner en efficacité au travail grâce au télésecrétariat
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Gagner en efficacité au travail grâce au télésecrétariat

télésecrétariat france

Une récente étude State of Global Workplace affirme que 79% des employés admettent ne pas être productifs pendant toute la durée de leur journée de travail. Les employés à taux plein déclarent même n’être pleinement productifs que pendant moins de 3h sur les 8h journalières. 

Un des facteurs qui jouent sur l’efficacité au travail relève du niveau de sollicitation. Les interruptions permanentes feraient perdre 9000 euros par salarié en moyenne, selon l’enquête Web Trials 2017. C’est particulièrement vrai pour les collaborateurs qui remplissent des missions d’accueil téléphonique qui ne font pas partie de leur corps de métier. Dans ce contexte, le télésecrétariat s’impose de plus en plus comme une solution pour lier organisation au travail et efficacité.

Comment améliorer l’organisation du travail en entreprise pour être plus efficace ? 

Les questions d’efficacité au travail se rencontrent en entreprise, comme dans le secteur public. Elles touchent aussi les professions libérales : avocats, architectes, comptables ou professions de santé. Dans tous les cas, la problématique reste la même. Des interruptions constantes, notamment pour assurer l’accueil téléphonique. 

Dans ce contexte, recourir au télésecrétariat peut représenter différents avantages : 

  • vous vous déchargez d’une mission qui vous éloigne de votre cœur de métier ;
  • vous laissez l’accueil téléphonique à des professionnelles qui maîtrisent le télésecrétariat ; 
  • Vous dépensez peu pour épargner beaucoup : un abonnement mensuel à un prestataire de secrétariat téléphonique coûte moins cher qu’un employé inefficace. Chez Thelem, par exemple, notre tarif mensuel de base s’élève à 28€.

Pour allier organisation au travail et efficacité, nous vous conseillons en outre de vous intéresser aux professionnels qui proposent un accueil téléphonique personnalisé. Un prestataire de standard externalisé qui maîtrise mal votre organigramme, par exemple, n’améliore que très peu l’efficacité au travail de vos équipes. 

L’offre doit s’adapter sur mesure à vos créneaux horaires, à vos spécialités, mais aussi aux formulations que vous privilégiez. Pensez également, si besoin, à chercher un prestataire de télésecrétariat bilingue, comme Thelem. 

Sous-traiter la gestion de vos agendas pour plus de productivité

Comment être efficace au travail quand le téléphone ne cesse de sonner pour prendre des rendez-vous ? Comment se passer d’une activité dont votre structure a absolument besoin pour fonctionner, mais qui est extrêmement chronophage ? Le télésecrétariat améliore l’organisation du travail en entreprise quand il comprend une prestation de prise en charge des rendez-vous. 

Un prestataire qui gère votre agenda de rendez-vous se charge de l’accueil téléphonique de vos publics, mais aussi de : 

  • l’organisation d vos rendez-vous selon vos disponibilités ; 
  • vos rappels de rendez-vous, par exemple par SMS ; 
  • la centralisation de tous vos rendez vous sur un seul agenda en ligne ; 
  • la régulation des RDV selon leurs degrés d’urgence ; 
  • les notifications de report ou d’annulation de RDV ; 
  • la prise de messages. 

L’avantage organisationnel de cette solution de télésecrétariat est triple. Vous vous recentrez sur votre métier, d’une part. Vous développez aussi votre activité en ne ratant plus jamais d’appels pour de nouveaux rendez-vous. Vous évitez, par ailleurs, les pertes de temps liées aux erreurs de planification, aux oublis ou aux rendez-vous pris en double.

Sortir la tête de l’eau lors d’un afflux d’appels entrants

S’il est une situation qui ruine l’organisation et l’efficacité de vos collaborateurs au travail, c’est bien celle des périodes de “rush” ou de crise. Beaucoup de structures vivent des débordements d’appels temporaires. C’est le cas par exemple pendant les soldes, ou avant les fêtes de fin d’année, quand la saturation du standard est prévisible. Ce type de problématique se présente également en cas d’imprévu, par exemple lors d’un rappel produit.

Ces moments d’agitation ne doivent pas déstabiliser votre structure. Avec le télésecrétariat ponctuel, vous externalisez votre accueil téléphonique quand vous en avez besoin. Chez Thelem, nous vous permettons ainsi d’activer ce service à distance, via votre téléphone. Vous pouvez donc y recourir quand nécessaire, sans nous prévenir à l’avance. De quoi optimiser l’efficacité de vos équipes sur le long terme. 

Un accueil téléphonique bilingue pour une disponibilité à toute heure

Un des principaux obstacles à l’efficacité au travail des entreprises internationales relève du décalage horaire. Une clientèle étrangère doit pouvoir vous contacter sur ses heures ouvrables. Elle doit aussi pouvoir échanger dans une langue internationale sans empiéter sur le quotidien de vos employés francophones. 

Dans ce cadre, un télésecrétariat téléphonique bilingue anglais peut s’imposer. Les prestataires qui le proposent vous permettent de travailler efficacement sur plusieurs fuseaux horaires. Votre clientèle reçoit ainsi un accueil téléphonique professionnel. Vos employés se déchargent de cette tâche pour être plus productifs. 

Pour un télésecrétariat bilingue au service de l’organisation de votre entreprise, choisissez une équipe expérimentée. Spécialiste de l’accueil téléphonique depuis plus de 35 ans, Thelem emploie des télésecrétaires qui affichent une ancienneté moyenne de 9 ans. Autre atout : nos opératrices ne gèrent qu’un appel à la fois. Nous avons en effet des ressources humaines pour ne jamais faire patienter vos interlocuteurs après le décroché.