Entrepreneurs : pourquoi externaliser votre secrétariat téléphonique?

Les services de télésecrétariat externalisé ne sont pas réservés au secteur médical ou aux grandes entreprises. Les entrepreneurs trouvent également leur utilité dans la souscription à ce genre de service. En effet, qu’il soit en début d’activité ou déjà installé depuis quelques mois, un artisan ou travailleur indépendant est souvent débordé de travail. Il doit être sur tous les fronts en même temps. C’est pourquoi, un bon entrepreneur est quelqu’un qui sait déléguer ses différentes tâches. Il peut donc déléguer sa comptabilité, son administration, la gestion des commandes, mais aussi son accueil téléphonique.

Pourquoi externaliser sa permanence téléphonique ?

Depuis les dernières années, les canaux de communication pour permettre aux clients de contacter leur entreprise se sont multipliés : réseaux sociaux, email, chat en ligne, twitter, etc. Cependant, le canal privilégié des clients reste le téléphone. Cela est d’autant plus vrai si vous avez un site e-commerce proposant des services spécifiques ou vendant des produits. Si tel est le cas, vos clients seront plus à même de chercher à vous contacter pour des demandes d’informations, mais aussi pour régler des litiges en relation avec un paiement, une livraison, un produit défectueux, etc. 

C’est pourquoi, communiquer un numéro de téléphone où les clients pourront trouver des réponses à leur question est primordial. Cependant, nous savons que les entrepreneurs sont souvent pris par le travail ou tout simplement en rendez-vous. Or, il est difficile d’être réellement productif lorsque vous êtes sans arrêt interrompu par la sonnerie de votre téléphone. De même, il est délicat de répondre au téléphone lorsque vous êtes déjà en rendez-vous professionnel avec un autre client. Vous ne seriez pas opérationnel ni pour l’interlocuteur au téléphone, ni pour le client qui est présent physiquement devant vous. 

La gestion des appels téléphoniques prend du temps. C’est pourquoi, il est judicieux de faire appel à une société de télésecrétariat lorsque vous êtes auto-entrepreneurs. 

L’externalisation de vos appels téléphoniques : un gain de temps et d’argent

Sous-traiter vos appels téléphoniques s’inscrit dans une logique de réduction de coût et représente de nombreux avantages. En effet, si vous avez le statut d’artisan ou de travailleur indépendant, votre entreprise n’a pas forcément les moyens financiers d’embaucher un salarié en plus. Une secrétaire interne qui s’occupe de vos appels téléphoniques correspond également à un salaire en plus pour vous, des charges sociales, des congés payés, etc.

En sus de l’économie d’un salaire en moins, vous n’avez pas non plus à vous soucier de l’achat d’un bureau, d’un poste de travail et d’un poste téléphonique, utiles à la bonne réalisation des tâches d’une secrétaire. Enfin, vous maîtrisez complètement vos dépenses car vous êtes facturé pour les appels qui ont vraiment été pris en compte. Les forfaits chez Thelem varient en fonction des options que vous souhaitez. Et ils sont sans engagement, ni préavis. 

Ne pas répondre aux appels téléphoniques vous permet déjà de gagner un temps considérable. Mais en plus, les télésecrétaires de Thelem sont formés et briefés en fonction des directives que vous donnez. C’est pourquoi, si vos clients font face à des difficultés techniques, les secrétaires pourront à distance venir en support pour vos clients.

Si un script est fourni en fonction des différents cas rencontrés, les secrétaires pourront accompagner les clients dans la gestion de leur soucis. Cela vous permettra de gagner du temps, et vos clients obtiendront une réponse plus rapide, améliorant leur satisfaction.

Externaliser son secrétariat pour ne plus manquer des prises de rendez-vous

Si vous êtes amenés à avoir des rendez-vous réguliers, vous pouvez prendre une option supplémentaire dans votre forfait chez Thelem. En effet, il est possible qu’une secrétaire se charge de la gestion de votre agenda.

Ainsi, vous n’aurez plus à vous soucier de la prise de rendez-vous, voire même du déplacement ou de l’annulation de certains rendez-vous. L’agenda sera partagé pour que vous puissiez voir les changements en temps réel, et ce rien qu’à partir de votre téléphone. Afin de réduire l’absentéisme et pour le confort de tous, une option de confirmation et rappel de RDV par SMS et mail est possible.

Externaliser les appels pour mieux valoriser votre entreprise

En sous-traitant la gestion de vos appels téléphoniques ainsi que l’organisation de vos agendas, cela vous permet d’alléger votre emploi du temps. Vous avez donc davantage de temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier. Cela va vous permettre de développer votre entreprise pour apporter de nouvelles solutions à vos consommateurs. 

En assurant à vos clients d’obtenir des réponses rapides au téléphone grâce à l’externalisation de votre télésecrétariat, vous améliorez votre image de marque. Or, la notoriété que peut avoir votre entreprise peut être décisive pour sa survie. La première impression, qui se fait souvent par téléphone, véhicule l’image de marque de l’entreprise. 

En passant par un prestataire professionnel dans le secrétariat téléphonique, vous assurez à vos clients d’avoir toujours un accueil chaleureux, professionnel et productif. Vos clients n’auront jamais l’impression de déranger et se sentiront en confiance.