Externaliser sa permanence téléphonique : comment choisir son prestataire ?

Les raisons qui poussent un professionnel ou une entreprise à externaliser sa permanence téléphonique sont nombreuses. Faire appel à un prestataire pour gérer ses appels entrants permet aux équipes de se concentrer sur leur cœur de métier sans être distraites. Il s’agit aussi d’une solution économique pour assurer une permanence téléphonique professionnelle sans engager de personnel. Les entreprises apprécient en outre la flexibilité des prestataires d’accueil téléphonique permanent. Leur capacité à s’adapter aux variations, et notamment aux pics d’activités, est particulièrement appréciable.

Reste à choisir les prestataires qui vous permettent vraiment d’atteindre vos objectifs. 

Choisir une permanence téléphonique en pleine maîtrise de vos besoins

Comment choisir un prestataire d’accueil téléphonique qui vous fasse vraiment économiser, tout en étant disponible 24h/24 7j/7 pour vos clients ? Le défi va peut-être s’avérer moins difficile que vous ne le pensez. 

Première étape pour choisir le prestataire d’accueil téléphonique adapté : identifier vos besoins. Nous vous conseillons de consulter les professionnels avec un brief qui précise : 

• les horaires de travail à couvrir : 8h-20h ou 7h-21h, jours ouvrés et/ou weekend, accueil permanent ou accueil ponctuel, hotline ; 
• les services téléphoniques à prendre en charge : accueil des appels entrants, orientation des appels, identité sonore, répondeur, service client, prise de messages ; 
• bilinguisme éventuel de vos interlocuteurs ; 
• prise de rendez-vous, et le cas échéant de RDV médicaux. 

Les critères d’un prestataire d’accueil téléphonique fiable

Une fois que vous avez identifié les entreprises qui proposent les services dont vous avez besoin, reste à vérifier leur professionnalisme. Nous vous conseillons de vous intéresser à l’expérience du prestataire. Plus une entreprise de permanence téléphonique existe depuis longtemps, plus elle a de chances de fournir un service performant. Consultez aussi ses avis clients et ses références. 

N’hésitez pas non plus à poser des questions sur les téléopérateurs et leurs conditions de travail. Des télésecrétaires performantes doivent être formées aux spécificités de chaque entreprise. La qualité de la prise en charge des appels dépend également de leurs qualités personnelles, telles que l’écoute et l’empathie. Un faible taux de turnover indique en outre des compétences bien installées. Veillez par ailleurs à ce qu’elles travaillent depuis des plateaux insonorisés, avec des technologies de standard téléphonique récentes. 

Selon vos besoins, la flexibilité du prestataire peut aussi représenter un réel atout. Une entreprise de permanence téléphonique capable de prendre en charge vos débordements d’appels ponctuellement participe à l’amélioration de vos performances. Son adaptabilité à vos besoins et à votre contexte constitue donc un point fort non-négligeable. 

Dernier atout, et non des moindres : les tarifs. Une permanence téléphonique basique ne doit pas vous coûter des centaines d’euros par mois. Assurez-vous que la tarification du prestataire s’affiche avec transparence. Privilégiez les formules contractuelles sans engagement, qui vous assurent un filet de sécurité en cas d’insatisfaction. Vérifiez aussi que la confidentialité et la sécurité de vos données font l’objet d’un focus précis de la part du prestataire. 

Pour profiter d’une permanence téléphonique performante à un tarif raisonnable, contactez les équipes Thelem.