Télésecrétaire : fiche métier, missions, carrière, salaires
Le métier de télésecrétaire a du succès, ce qui facilite l’insertion professionnelle des candidates et candidats. Accessible sans diplôme, c’est un emploi qui s’exerce aussi bien sous contrat CDD ou CDI qu’en tant que freelance. Entre gestion des appels entrants, des agendas et des courriers, ce poste réclame cependant une grande disponibilité et d’importantes facultés d’organisation. Missions, compétences, formations, perspectives salariales et de carrière : on vous dit tout sur le télésecrétariat !
Télésecrétaire : un métier à exercer dans de nombreux secteurs
Petites et grandes entreprises, organisations publiques, associations… l’avantage du métier de télésecrétaire est qu’il s’exerce dans de nombreuses organisations. La ou le télésecrétaire a dans ce cas pour objectif d’assister la structure dans son organisation administrative, avec son planning, ses rendez-vous et ses appels entrants. Ces dernières années ont par ailleurs vu croître les recrutements de télésecrétaires pour le secteur médical : cabinets, hôpitaux, cliniques.
Les télésecrétaires peuvent aussi préférer travailler pour des particuliers. Il s’agit plus, dans ce cas, d’une assistance administrative autour de la gestion budgétaire et administrative. La ou le télésecrétaire prend en charge la gestion des factures, des courriers et la déclaration des impôts, par exemple.
En termes de configuration, le métier de télésecrétaire peut s’exercer :
- en tant qu’employé de l’organisation assistée
- en tant que salarié d’un centre d’appels ;
- au titre de télésecrétaire indépendante ou indépendant.
Notez que chez Thelem, tous nos télésecrétaires opèrent depuis notre plateau lyonnais. Leurs bureaux-paysagés sont isolés aussi bien acoustiquement que phoniquement, pour garantir la qualité de leurs prestations d’accueil téléphonique.
Quelles missions pour la ou le télésecrétaire ?
Le rôle de télésecrétaire consiste, en résumé, à gérer le secrétariat, mais à distance. Il s’agit d’un poste très polyvalent, susceptible d’englober les missions suivantes :
- gestion des appels téléphoniques et transfert au destinataire quand c’est possible
- prise de messages et de rendez-vous ;
- écoute et traitement des messages vocaux ;
- traitement du courrier postal ;
- rédaction de lettres, de compte-rendus et d’emails ;
- classement de documents ;
- rédaction de devis et de factures ;
- relation fournisseurs et prestataires ;
- mise à jour de base de données, de tableaux budgétaires et comptables ;
- suivi de dossiers ;
- gestion du planning : rendez-vous, déplacements, événements.
Attention, dans le cadre du télésecrétariat médical, une connaissance spécifique de la spécialité du cabinet ou du professionnel de santé qui vous emploie peut également s’imposer.
Quelles compétences pour travailler dans le télésecrétariat ?
Parce qu’une grande partie de son travail consiste à échanger avec de nombreux interlocuteurs, le télésecrétaire doit avoir une expression orale parfaite. Il s’agit notamment de faire preuve d’un bon relationnel. Diplomatie, sens de l’écoute, patience et courtoisie font donc partie des qualités indispensables. Il convient également de s’exprimer clairement et de disposer d’une bonne élocution.
Les missions de la ou du télésecrétaire vont en se diversifiant. Il faut donc aussi se montrer polyvalent. Le télésecrétaire doit faire preuve d’une organisation performante, ce qui demande de la rigueur.
On attend par ailleurs des télésecrétaires qu’ils sachent se montrer discrets quant aux données qu’ils mobilisent. Ces informations, qu’il s’agisse de données clients, patients, ou de données comptables ou financières, incarnent des actifs sensibles et confidentiels.
La plupart des employeurs apprécient également que leurs télésecrétaires aient les qualités suivantes :
- flexibilité, pour savoir traiter les nombreuses urgences ou inattendus quotidiens ;
- bonne maîtrise de l’expression écrite ;
- compétences informatiques et bureautiques ;
- maîtrise d’une ou deux langues étrangères ;
- connaissance du vocabulaire propre au secteur de l’employeur.
Comment devenir télésecrétaire ?
Selon la loi, le télésecrétariat ne réclame pas de formation spécifique. Il s’agit effectivement d’une activité non-réglementée, qui n’implique pas de certification particulière. Les employeurs ont néanmoins tendance à privilégier les candidatures enrichies d’un diplôme. Les formations en télésecrétariat se déclinent ainsi autour de 6 cursus :
- Bac pro gestion-administration ou Métiers de l’accueil ;
- Bac technologique STMG, sciences et technologies du management et de la gestion ;
- BEP métiers des services administratifs ;
- BTS gestion de la PME ou support à l’action managériale
- DUT GEA, gestion des entreprises et des administrations ;
- Mention Complémentaire Accueil-réception au niveau BAC+1.
Perspectives professionnelles du télésecrétaire
Comme la plupart des métiers, la rémunération d’un télésecrétaire varie selon l’expérience, l’employeur et la configuration salariale. RegionsJob affirme que la rémunération à l’embauche pour un travail de télésecrétaire tourne autour du SMIC. En début de carrière, un ou une télésecrétaire salarié peut cependant prétendre, en France, à un salaire de 1600€. Cette rémunération peut évoluer jusqu’à 2300€, selon les expériences.
Les évolutions de carrières des télésecrétaires sont surtout hiérarchiques. Il s’agit notamment d’encadrer d’autres secrétaires. Cette évolution peut consister à devenir régulateur, c’est-à-dire à exercer à un niveau macroscopique de la gestion administrative.
Les télésecrétaires peuvent aussi devenir superviseurs. Ils coordonnent, dans ce cas, le travail d’une équipe, par exemple dans le cadre d’un centre d’appels à distance. Chez Thelem, les télésecrétaires peuvent devenir manager, puis responsable de plateau.
Le cas des secrétaires à domicile auto-entrepreneurs
Les télésecrétaires indépendantes peuvent exercer leur métier à distance, depuis leur domicile. Dans le cas d’une prestation pour une entreprise, les déplacements chez le client sont rares. Ils sont plus fréquents si vous travaillez pour des particuliers.
D’un point de vue administratif, le métier de télésecrétaire à domicile relève du code APE 82.11Z, “Services administratifs combinés de bureau”. La situation varie cependant selon que vous travaillez pour des entreprises ou des particuliers. Dans ce dernier cas, vous relevez de la « prestation de service à la personne”. Les clients peuvent donc profiter d’une réduction d’impôt de 50% sur votre travail.
La rémunération pour ce type d’emploi freelance varie entre 20 et 45 euros de l’heure. Attention, il faut déduire de ce montant 22% du chiffre d’affaires, à payer aux Unions de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales (URSSAF).
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