Secrétariat téléphonique pour profession libérale : 3 avantages

Les professions libérales recoupent une large diversité de métiers, de l’architecte à l’avocat, en passant par l’expert-comptable. L’ensemble de ces professions ont cependant pour point commun de fonctionner en totale indépendance. La plupart des personnes qui se lancent en libéral travaillent d’ailleurs seules. Une situation avantageuse, pour ceux qui aiment s’organiser comme bon leur semble, selon des horaires irréguliers.

Ce contexte garantit cependant aussi des charges de travail importantes. Entre gestion de la relation client, des plannings et des démarches administratives, il ne faut pas grand-chose pour que les tâches subsidiaires prennent le pas sur votre cœur de métier. C’est là un des signes que vous avez besoin d’un secrétariat téléphonique adapté aux professions libérales.

En quoi consiste le secrétariat téléphonique pour profession libérale ?

Si vous travaillez en libéral, vous savez que le téléphone reste un moyen de communication très utilisé des clients. Il faut dire qu’il reste la référence quand il s’agit de discuter d’un problème complexe ou de négocier un contrat. Autre point important : le téléphone est aussi, malheureusement, le canal de communication le plus frustrant pour les consommateurs. En cause : des professionnels impossibles à joindre, des temps d’attente trop longs et des répondeurs saturés.

Et pour cause ! Les professionnels du libéral dribblent en permanence entre leur métier et la nécessité de répondre au téléphone. Difficile de répondre quand vous êtes en rendez-vous, à moins de prendre le risque de déplaire au client qui vous consulte. Difficile, aussi, de venir à bout de votre tâche si votre téléphone sonne toutes les dix minutes.

C’est pour répondre à ces problématiques que de nombreuses professions libérales recourent à un standard téléphonique externalisé. Il s’agit là d’un service qui gère vos appels entrants à votre place, selon les modalités que vous choisissez :

votre ligne téléphonique se transfère automatiquement sur un nouveau numéro de téléphone qui vous est dédié, et qui relève de la gestion du prestataire ;
les téléopérateurs peuvent s’occuper de tout ou partie de vos appels, en permanence ou seulement sur les périodes que vous définissez ;
ils et elles filtrent les appels selon leur degré d’urgence, à partir d’une classification définie par le professionnel ;
les télésecrétaires prennent les messages, et vous les transmettent par email ou SMS ;
les meilleurs services de secrétariat téléphonique pour professions libérales forment leurs équipes au vocabulaire technique du métier client. Le professionnalisme de votre accueil téléphonique est ainsi assuré ;
Si besoin, vous pouvez profiter d’un standard téléphonique bilingue.

Par exemple, la solution de permanence téléphonique pour kiné est très recherchée par les professionnels du secteur afin de subvenir aux besoins grandissant de la patientèle.

Quels avantages pour les libéraux qui optent pour une solution de permanence téléphonique ?

Que vous soyez kiné, expert-comptable, notaire ou sage-femme, le gain de temps que représente un secrétariat téléphonique ne fait pas de doute. Cette solution recoupe cependant d’autres avantages, qui relèvent de la relation client et de la gestion de vos dépenses.

1 / Externaliser son secrétariat téléphonique : une solution rentable

Peut-être avez-vous renoncé, à une époque, à l’idée d’embaucher quelqu’un pour gérer vos appels entrants ? Ce recrutement vous aurait-il coûté trop cher ? Entre les charges liées à l’embauche, au paiement des salaires et les frais dûs à l’achat de matériel, cette solution s’adapte peu aux professions libérales.

Le secrétariat téléphonique externalisé fonctionne différemment, vu qu’il s’agit d’une solution personnalisée. Vous ne payez que les périodes où vous faites appel à votre prestataire. La plupart des contrats fonctionnent en outre à la consommation, selon des grilles tarifaires fixes de télésecrétariat. Pas de mauvaise surprise, donc, et des budgets maîtrisés.

2 / Une permanence téléphonique au profit de votre cabinet libéral

Externaliser son secrétariat ou avoir recours à un accueil téléphonique à distance est d’autant plus rentable que cela vous permet aussi de proposer de meilleurs services à vos clients. 100% dédié à vos missions, vous êtes totalement présent pour vos clients, qui apprécient votre implication. Quoi de plus convaincant qu’un avocat qui refuse un appel entrant pour vous écouter ? Le télésecrétariat améliore donc la relation client. Vous augmentez ainsi vos chances de vous démarquer de la concurrence.

Si, par ailleurs, vous avez le projet personnel d’embaucher pour agrandir votre équipe, plus besoin de trancher entre le recrutement d’un poste de secrétaire et celui d’un collaborateur. Favorisez d’emblée l’embauche d’experts aux compétences à forte valeur ajoutée. Le recours à un service de secrétariat externalisé vous coûte moins cher qu’une embauche. Il vous évite aussi la gestion d’un turnover généralement élevé sur ce type de poste.

3 / Différenciez-vous de vos concurrents libéraux

Que vous soyez psychologue, coach ou styliste, le problème est le même pour tout le monde : la concurrence est rude ! C’est d’autant plus vrai depuis que les services de prise de rendez-vous en ligne ont vu le jour. Ceux-ci poussent les professionnels du libéral sur un marché court-termiste, où les annulations de rendez-vous sont monnaie courante.

Rappelons, dans un premier temps, que quelques prestataires de gestion des appels téléphoniques comme Thelem prennent aussi en charge la gestion de vos rendez-vous. Ce service, qui relie directement les télésecrétaires à votre agenda, vous permet de gagner un temps d’organisation précieux. Nous le proposons beaucoup aux formateurs d’auto-école, aux médecins et aux différents cabinets privés.

Notez aussi, pour finir, que sous-traiter la gestion de vos appels téléphoniques garantit à vos clients d’obtenir un service professionnel et rapide. Chez Thelem, aucun appel n’est laissé sans réponse, pour un peu qu’il soit émis entre 8h et 20h en semaine, et de 8h à midi le samedi. Si cet appel se produit hors de ces horaires, votre interlocuteur est invité à rappeler, à laisser un message ou à vous envoyer un mail, selon vos préférences.

Ajoutons à cela que les télésecrétaires sont des personnes formées à leur métier, chaleureuses et professionnelles. Dans le cas de Thelem, ils et elles officient depuis un plateau situé en France, à Lyon, dans des bureaux insonorisés. De quoi offrir à vos interlocuteurs l’accueil qu’ils méritent, et faire bonne impression. Une stratégie efficace pour développer votre notoriété, recueillir des avis clients positifs en ligne et vous différencier de vos concurrents.

Vous désirez en savoir plus ? Découvrez toutes nos solutions !